Gizlilik Politikası

1. Kapsam

Politika; voxlin.ai üzerindeki tanıtım sitesini, yönetim panelini, API'leri ve destek kanallarını kapsar. Müşterilerimizin kendi web sitelerine yerleştirdiği sesli ajanlar ve bağladıkları üçüncü taraf sistemler, kendi gizlilik politikalarına tabidir.

2. Topladığımız veriler

Verilerin bir kısmını siz verirsiniz, bir kısmı hizmeti kullanırken otomatik olarak oluşur:

• Hesap verileri: ad-soyad, şirket, e-posta, telefon, fatura bilgileri.
• Kullanım ve teknik veriler: giriş kayıtları, IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, istek logları, kredi tüketim kayıtları.
• İçerik verileri: ajan akışları, bilgi tabanı metinleri, yüklediğiniz ses dosyaları, üretilen sesler ve dökümler, konuşma kayıtları ve sonuç kayıtları.
• Ödeme verileri: tutar, para birimi, tarih ve ödeme referansı. Kart verileri ödeme kuruluşunda kalır, tarafımıza iletilmez.
• İletişim verileri: demo, bayilik ve destek taleplerinde paylaştığınız bilgiler ve yazışma geçmişi.

3. Verileri neden kullanıyoruz

Verileri; hizmeti sunmak ve sürdürmek, kullanımı ölçüp faturalandırmak, güvenliği sağlamak, destek vermek, yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve hizmeti iyileştirmek için kullanırız. Hizmeti iyileştirme çalışmalarında mümkün olan her yerde toplulaştırılmış veya kimliği belirlenemez veri kullanırız.

Verilerinizi satmıyoruz; reklam ağlarıyla paylaşmıyor, üçüncü taraflara profil oluşturma amacıyla devretmiyoruz.

4. İçeriğiniz ve yapay zekâ modelleri

Hesabınıza yüklediğiniz veya hizmet sırasında ürettiğiniz içerik size aittir. Bu içeriği, açık ve yazılı onayınız olmadan genel amaçlı yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanmayız ve bu amaçla üçüncü taraflara vermeyiz.

İçerik, yalnızca talep ettiğiniz işlemi gerçekleştirmek (örneğin bir metni seslendirmek veya bir kaydı yazıya çevirmek), arıza incelemesi yapmak ve kötüye kullanımı önlemek için işlenir. Model sağlayıcılarıyla çalışılan hallerde, sağlanan verinin eğitim amacıyla kullanılmamasını sözleşmeyle güvenceye alırız.

5. Hizmet sağlayıcılar

Hizmeti sunmak için bulut barındırma, veri tabanı, e-posta gönderimi, ödeme, e-fatura, telefon altyapısı ve yapay zekâ modeli sağlayıcılarıyla çalışırız. Bu sağlayıcılar, yalnızca hizmeti sunmaya yeterli veriye erişir ve gizlilik ile veri işleme taahhüdü altındadır.

Güncel alt işleyici listesini [email protected] adresinden talep edebilirsiniz.

6. Yurt dışına aktarım

Tüm sunucularımız Türkiye'dedir. Kişisel verileriniz Türkiye'de barındırılır ve işlenir; yurt dışına aktarılmaz.

7. Güvenlik

Verileri korumak için taşıma sırasında TLS şifrelemesi, depolamada şifreleme, rol bazlı erişim denetimi, yetkili erişimin kayıt altına alınması, düzenli yedekleme ve en az yetki ilkesi uygularız. Personelimiz gizlilik yükümlülüğü altındadır.

Hiçbir sistem tümüyle risksiz değildir. Kişisel veri ihlali halinde KVKK'nın 12. maddesi ve Kurul kararları uyarınca en kısa sürede, en geç 72 saat içinde Kurul'a ve ilgili kişilere bildirim yapılır.

8. Saklama ve silme

Verileri, işleme amacının gerektirdiği süre ve mevzuattaki saklama süreleri boyunca tutarız. Hesabınızı kapattığınızda içerik verileriniz makul bir geçiş süresinin ardından silinir veya anonimleştirilir; mali kayıtlar kanuni süreler boyunca saklanmaya devam eder.

Panel üzerinden ses kayıtlarını, dökümleri ve ajan içeriklerini dilediğiniz zaman silebilirsiniz.

9. Çerezler

Site, dil tercihinizi hatırlamak için zorunlu bir çerez kullanır ve yalnızca yayın ortamında ölçüm çerezleri yer alabilir. Ayrıntılar ve çerez listesi için Çerez Politikası'na bakabilirsiniz.

10. Çocuklar

Hizmet, işletmelere yöneliktir ve 18 yaşından küçüklerin kullanımına açık değildir. 18 yaşından küçük bir kişiye ait verinin işlendiğini tespit edersek ilgili veriyi sileriz.

11. Haklarınız ve iletişim

Verilerinize erişme, düzeltme, silme ve işlemeye itiraz etme haklarınızı KVKK Aydınlatma Metni'ndeki usulle kullanabilirsiniz. Gizlilikle ilgili sorular için [email protected], diğer konular için [email protected] adresine yazabilirsiniz.

12. Google kullanıcı verileri

Bu bölüm, bir işletme kullanıcısının Google Takvim'ini Voxlin'e bağlaması halinde uygulanır. Takvim erişimi yalnızca panelde Entegrasyonlar > Takvim altında Google Takvim'i bağlamayı seçtiğinizde istenir, giriş yaparken hiçbir zaman istenmez. Google ile giriş yaparsanız yalnızca hesabınızı oluşturmak ve oturumunuzu açmak için gereken temel profil bilgilerinizi alırız: adınız, e-posta adresiniz ve profil fotoğrafınız (openid, email ve profile kapsamları).

Eriştiğimiz veriler: calendar.calendarlist.readonly kapsamıyla, Voxlin'in hangi takvimleri kullanabileceğini seçebilmeniz için Google hesabınızdaki takvimlerin listesi (takvim adları ve kimlikleri); calendar.events kapsamıyla yalnızca seçtiğiniz takvimlerdeki etkinlikler, başka hiçbir takvimdeki etkinlikler değil. Panelde hangi hesabın bağlı olduğunu gösterebilmek için bağlı Google hesabının e-posta adresini de saklarız.

Verileri ne için kullanıyoruz: Voxlin, Google kullanıcı verilerini yalnızca açtığınız randevu ve toplantı özelliklerini sunmak için kullanır: (1) yapay zekâ ajanının müşterilerinize yalnızca gerçekten boş olan saatleri önermesi için seçilen takvimlerdeki dolu zamanları ve "Randevuya açık" olarak işaretlediğiniz blokları bulmak; (2) bir müşteri yapay zekâ ajanı üzerinden randevu aldığında, randevusunu ertelediğinde veya iptal ettiğinde randevu etkinliğini oluşturmak, güncellemek veya iptal etmek; (3) toplantılara otomatik katılımı açarsanız, AI Toplantı Ajanı'nın katılabilmesi için seçtiğiniz toplantılardaki Meet, Zoom veya Teams bağlantısını okumak. Yapay zekâ ajanına yalnızca Voxlin'in hesapladığı boş saatler iletilir; etkinliklerinizin başlığı, açıklaması ve katılımcıları yapay zekâ modeline aktarılmaz.

Müşterilerinizin verileri: Takvim etkinliklerinde yer alan müşterilerinize ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusu işletmenizdir; Voxlin bu verileri, KVKK Aydınlatma Metni'nde belirtildiği üzere veri işleyen olarak yalnızca talimatınız doğrultusunda işler. Voxlin'in takviminize yazdığı randevu bilgileri, Google ile aranızdaki sözleşme kapsamında Google tarafından saklanır.

Saklama ve güvenlik: OAuth erişim anahtarları (token) depolamada şifrelenir (AES-256-GCM) ve yalnızca Voxlin sunucuları tarafından, sizin adınıza Google'a erişmek için kullanılır. Uygun saatleri hesaplamak için okunan etkinlik içerikleri yalnızca bellekte işlenir, saklanmaz. Voxlin yalnızca şunları saklar: randevu kaynaklarına eşlediğiniz takvimlerin kimlikleri, oluşturduğu randevu etkinliklerinin takvim ve etkinlik kimlikleri (sonradan güncelleyebilmek veya iptal edebilmek için), bağlı hesabın e-posta adresi ve otomatik katılımı açtığınız toplantılar için AI Toplantı Ajanı'nı zamanlamaya yeten toplantı bağlantısı ve saati. Bu veriler 7. bölümde anlatılan önlemlerle korunur.

Saklama süresi: OAuth erişim anahtarları yalnızca bağlantı etkin olduğu sürece tutulur. Bağlantıyı kestiğinizde Voxlin, Google'daki erişimini iptal eder ve anahtarları derhal siler. Bağlı hesabın e-posta adresi, aynı hesabı yeniden bağlayabilmeniz için yalnızca randevu kaynakları ona bağlı olduğu sürece tutulur; bu kaynakları veya bağlantıyı sildiğinizde silinir. Takvim ve etkinlik kimlikleri, randevu kaynakları ve randevu kayıtlarıyla birlikte tutulur ve onlarla birlikte silinir. Hesabınızı kapattığınızda Google'dan alınan tüm veriler, 8. bölüm uyarınca diğer verilerinizle birlikte silinir.

Bağlantıyı kesme ve silme talebi: Google Takvim bağlantısını panelde Entegrasyonlar > Takvim altından dilediğiniz zaman kesebilir ya da Voxlin'in erişimini Google Hesabınızdan https://myaccount.google.com/connections adresinde kaldırabilirsiniz; bu durumda Voxlin takviminize artık erişemez. Google'dan alınan verilerin silinmesini [email protected] adresine yazarak talep edebilirsiniz; talebiniz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

Voxlin'in Google API'lerinden aldığı bilgileri kullanması ve başka bir uygulamaya aktarması, Sınırlı Kullanım (Limited Use) şartları dahil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na (Google API Services User Data Policy) uygun olarak yürütülür. Politika https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy adresinde yayımlanmıştır. Bu kapsamda:

• Google kullanıcı verilerini satmayız.
• Bu verileri kişiselleştirilmiş, yeniden hedeflenen veya ilgi alanına dayalı reklamlar dahil hiçbir reklam amacıyla kullanmayız; kredi değerliliğini belirlemek veya kredi vermek amacıyla da kullanmayız.
• Bu verileri genel amaçlı yapay zekâ veya makine öğrenmesi modellerini geliştirmek, iyileştirmek ya da eğitmek için kullanmayız.
• Voxlin personeli bu verileri okumaz. İstisnalar şunlardır: belirli bir veri için açık rızanızın bulunması (örneğin bir destek talebini çözmek için), kötüye kullanımın incelenmesi gibi güvenlik amaçları için gerekli olması, yürürlükteki mevzuata uyum gerekmesi veya verinin iç işleyiş amacıyla toplulaştırılmış ve anonimleştirilmiş olması.
• Bu verileri yalnızca hizmeti işletmek için gereken alt işleyicilerle (5. bölüm) aynı kısıtlamalar altında, yetkili mercilerle ise yalnızca kanunen zorunlu olduğunda paylaşırız.

13. Değişiklikler

Politika güncellendiğinde yeni sürüm bu sayfada yayımlanır ve sayfanın başındaki güncelleme tarihi değişir. Esaslı değişiklikler yürürlüğe girmeden önce hesabınıza bildirilir.