KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

KVKK kapsamında veri sorumlusu, aşağıda bilgileri yer alan tüzel kişidir.

Veri sorumlusu

Pointo Teknoloji A.Ş.

Adres

Kızılırmak Mah. Dumlupınar Bulvarı No: 9/A YDA Center Kat: 9 Daire: 351, Çankaya / Ankara

Vergi dairesi / numarası

Çankaya VD. 7300603011

Başvuru adresi

[email protected]

2. İşlediğimiz kişisel veriler

Hizmetin niteliğine ve sizinle olan ilişkimize göre aşağıdaki veri kategorilerini işleriz:

• Kimlik ve iletişim verileri: ad-soyad, şirket unvanı, e-posta adresi, telefon numarası, fatura adresi.
• Müşteri işlem verileri: hesap ve paket bilgileri, kredi bakiyesi ve kredi harcama kayıtları, destek talepleri, sözleşme ve onay kayıtları.
• Finans verileri: fatura bilgileri, ödeme tutarı ve tarihi, ödeme referansı. Kart numarası ve güvenlik kodu tarafımızca görülmez ve saklanmaz; ödeme, 6493 sayılı Kanun kapsamında yetkili ödeme kuruluşunun altyapısında gerçekleşir.
• İşlem güvenliği verileri: IP adresi, oturum ve giriş kayıtları, tarayıcı ve cihaz bilgisi, hata ve erişim logları.
• Ses ve içerik verileri: hizmeti kullanırken yüklediğiniz ya da ürettiğiniz ses kayıtları, dökümler, metinler, ajan akışları ve bilgi tabanı içerikleri.
• Takvim bağlantısı verileri (Google Takvim'i bağlamanız halinde): bağlı Google hesabının e-posta adresi, şifrelenmiş erişim anahtarları, hesabınızdaki takvimlerin listesi, seçtiğiniz takvimlerdeki etkinlikler (uygun saat hesabı için yalnızca bellekte işlenir, saklanmaz) ile Voxlin'in oluşturduğu randevu etkinliklerinin kimlikleri.
• Pazarlama ve talep verileri: demo ve bayilik başvuru formlarında paylaştığınız bilgiler, açık rıza vermeniz halinde iletişim tercihleri.

3. İşleme amaçları

Kişisel verileri yalnızca aşağıdaki amaçlarla, amaçla bağlantılı ve ölçülü biçimde işleriz:

• Hesabınızı oluşturmak, hizmete erişimi sağlamak ve kimlik doğrulamak.
• Sesli ajan, metinden sese ve sesten metne işlevlerini çalıştırmak, kullanımı ölçmek ve kredi düşümünü hesaplamak.
• Takvim bağlamanız halinde, yapay zekâ ajanının seçtiğiniz takvimlerdeki boş saatleri bulması ve randevu etkinliğini oluşturması, güncellemesi veya iptal etmesi; toplantılara otomatik katılımı açarsanız AI Toplantı Ajanı'nın seçtiğiniz toplantılara katılması.
• Abonelik ve kredi satın alımlarını almak, faturalandırmak ve muhasebe kayıtlarını tutmak.
• Destek taleplerini karşılamak, arıza ve şikâyetleri incelemek.
• Hizmet güvenliğini sağlamak, kötüye kullanım ve dolandırıcılığı önlemek, sistem kayıtlarını tutmak.
• Hizmeti geliştirmek amacıyla toplulaştırılmış ve kimliği belirlenemez kullanım istatistikleri üretmek.
• Mevzuattan doğan saklama, bilgi verme ve yetkili kurumlara cevap verme yükümlülüklerini yerine getirmek.
• Açık rızanız varsa tanıtım ve bilgilendirme iletileri göndermek.

4. İşlemenin hukuki sebepleri

Verileriniz, KVKK'nın 5. maddesindeki şu hukuki sebeplere dayanılarak işlenir: sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c); veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (md. 5/2-ç); kanunlarda açıkça öngörülmesi (md. 5/2-a); bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e); temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz (md. 5/2-f).

Yalnızca açık rıza gerektiren işlemeler (örneğin ticari elektronik ileti gönderimi veya zorunlu olmayan çerezler) rızanıza dayanır. Rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri alma, o tarihe kadarki işlemenin hukukiliğini etkilemez.

5. Ses kayıtları ve müşterinin veri sorumlusu olduğu haller

Voxlin'i kendi müşterileriyle konuşmak için kullanan işletmeler, bu konuşmalarda işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusudur; Voxlin ise KVKK'nın 8. ve 9. maddeleri ile 12. maddesi kapsamında veri işleyen olarak hareket eder ve verileri yalnızca müşterinin talimatı doğrultusunda işler.

Görüşmelerin kaydedilmesi, kayıt öncesinde ilgili kişinin aydınlatılması ve gerekli hallerde açık rızasının alınması, konuşmanın bir yapay zekâ ajanı ile yürütüldüğünün bildirilmesi ve kayıtların saklama sürelerinin belirlenmesi müşterinin yükümlülüğündedir. Voxlin bu yükümlülükler için teknik imkân sunar, hukuki sorumluluğu üstlenmez.

Ses kimliği oluşturma (ses kopyalama) yalnızca kaydı üzerinde hak sahibi olduğunuz ya da ilgili kişinin açık rızasını aldığınız kayıtlarla kullanılabilir. Ses, kişinin sesi üzerindeki kişilik hakkı kapsamındadır; izinsiz kullanım hem sözleşmeye hem mevzuata aykırıdır.

6. Kişisel verilerin aktarılması

Verileriniz; ödeme kuruluşları, bulut altyapı ve barındırma sağlayıcıları, yapay zekâ model sağlayıcıları, e-fatura ve muhasebe hizmeti sağlayıcıları, telekomünikasyon operatörleri ile hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, yalnızca yukarıdaki amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilir.

Tüm sunucularımız Türkiye'dedir; kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmaz. Sözleşmeli sağlayıcıların güncel listesi [email protected] adresine yapılacak başvuruyla paylaşılır.

7. Saklama süreleri

Hesap ve sözleşme verileri, ilişkinin sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu'ndaki zamanaşımı süreleri boyunca; fatura ve muhasebe kayıtları Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl boyunca saklanır.

Ses kayıtları, dökümler ve ajan içerikleri hesabınızda tuttuğunuz sürece saklanır; panelden sildiğinizde veya hesabınızı kapattığınızda mevzuatın izin verdiği en kısa sürede silinir ya da anonim hale getirilir. Sistem güvenliği logları en fazla 2 yıl tutulur.

Takvim bağlantısının erişim anahtarları yalnızca bağlantı etkin olduğu sürece tutulur ve bağlantıyı kestiğinizde derhal silinir. Bağlı hesabın e-posta adresi, aynı hesabı yeniden bağlayabilmeniz için yalnızca randevu kaynakları ona bağlı olduğu sürece tutulur; takvim ve etkinlik kimlikleri ilgili randevu kaynakları ve randevu kayıtlarıyla birlikte tutulur ve onlarla birlikte silinir.

8. İlgili kişi olarak haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca şu haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşleme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme.
• Kanundaki şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarım yapılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme.
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru usulü

Başvurularınızı, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun şekilde [email protected] adresine e-posta ile veya Kızılırmak Mah. Dumlupınar Bulvarı No: 9/A YDA Center Kat: 9 Daire: 351, Çankaya / Ankara adresine yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad-soyad, iletişim bilgisi ve talebinizin konusu yer almalıdır.

Talepleriniz en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurul'un belirlediği tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi veya süresinde yanıt alınmaması halinde KVKK'nın 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

10. Google Takvim bağlantısı

Panelde Entegrasyonlar > Takvim altında Google Takvim'i bağlamanız halinde, 2. bölümde sayılan takvim bağlantısı verileri 3. bölümdeki randevu ve toplantı amaçlarıyla işlenir. Takvim erişimi yalnızca bağlantıyı siz başlattığınızda istenir; bağlantıyı dilediğiniz zaman aynı yerden kesebilirsiniz.

Bu veriler, sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c) hukuki sebebine dayanılarak işlenir. Bağlantı kesildikten sonra aynı hesabı yeniden bağlayabilmeniz için bağlı hesabın e-posta adresinin saklanması, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimize (md. 5/2-f) dayanır.

Takvim etkinliklerinde yer alan müşterilerinize ait kişisel veriler (örneğin randevu alan kişinin adı ve ayarlarınıza göre telefon numarası) bakımından veri sorumlusu işletmenizdir; Voxlin bu verileri 5. bölümde anlatıldığı gibi veri işleyen olarak yalnızca talimatınız doğrultusunda işler.

Randevu etkinlikleri ve takvim sorguları, işletmenizin seçtiği takvim sağlayıcısı olarak Google'a iletilir; Google bu verileri işletmenizle Google arasındaki sözleşme kapsamında işler. Google'dan alınan veriler satılmaz, reklam amacıyla kullanılmaz ve genel amaçlı yapay zekâ modellerinin eğitiminde kullanılmaz; ayrıntılar Gizlilik Politikası'nın 12. bölümündedir.

Bu verilere ilişkin haklarınızı 8. bölümde sayılan şekilde ve 9. bölümdeki usulle kullanabilirsiniz.

11. Değişiklikler

Bu aydınlatma metni, hizmette veya mevzuatta meydana gelen değişikliklere göre güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; esaslı değişiklikler hesabınıza kayıtlı e-posta adresine bildirilir.